Wijs uw (zieke) werknemers op het opnemen van de wettelijke vakantiedagen

Iedere werknemer, ook de zieke werknemer, bouwt op grond van de wet twintig wettelijke verlofdagen per jaar op bij een fulltime dienstverband. In principe vervallen per 1 juli 2023 de wettelijke vakantiedagen die werknemers in 2022 hebben opgebouwd.

De wettelijke vakantiedagen mogen volgens vaste rechtspraak van het Europese Hof niet vervallen als de werknemer redelijkerwijs niet de mogelijkheid heeft gehad om deze vakantiedagen op te nemen. Hoe zit dat bij (langdurige) zieke werknemers?

Opname verlofdagen zieke werknemer

Het uitgangspunt is dat als een (langdurig) arbeidsongeschikte werknemer op vakantie wil, deze in principe ook vakantiedagen moet opnemen. Voor een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer geldt bijvoorbeeld ook dat een hele vakantiedag moet worden opgenomen als deze op vakantie wil gaan. Een arbeidsongeschikte werknemer heeft namelijk ook re-integratieverplichtingen, waarvan de werknemer tijdens vakantie volledig wordt vrijgesteld.

Als er echter sprake is van de situatie dat een langdurig arbeidsongeschikte werknemer helemaal niet in staat is geweest enige re-integratiewerkzaamheden te verrichten, vervallen de wettelijke vakantiedagen over het algemeen niet. Er moet dan wel sprake zijn van langdurig – denk aan ongeveer 1,5 jaar afwezig wegens – arbeidsongeschiktheid, zonder enige re-integratiemogelijkheden. Dit wil niet zeggen dat je er als werkgever en werknemer geen afspraken over kunt en soms ook moet maken. Ook een langdurig zieke werknemer kan namelijk vakantiedagen (moeten) opnemen, dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als er wel vrijstelling nodig is voor bijvoorbeeld een behandelingstraject dat bijdraagt aan (eerder) herstel.

Informatieplicht werkgever

Er geldt op grond van Europese rechtspraak ook een verplichting voor werkgevers om werknemers op de vervaltermijn van de wettelijke verlofdagen te wijzen en de werknemers ook de kans te geven om de vakantiedagen alsnog op te nemen.

Als een werkgever niet aan deze informatieverplichting voldoet of dat niet tijdig doet of dat niet kan aantonen dan kan het dus zijn dat de wettelijke verlofdagen niet komen te vervallen per 1 juli van het volgende jaar en dat er in de plaats van deze vervaltermijn een verjaringstermijn van vijf jaar gaat lopen (zoals die al geldt voor de bovenwettelijke verlofdagen). Deze discussie gaat dan veelal pas spelen bij de uitdiensttreding van de (zieke) werknemer, als het vakantiedagentegoed moet worden uitbetaald.

Tips voor de werkgeverspraktijk:

• Denk aan een periodieke mailing aan werknemers over opname van verlofdagen, de vervaltermijn van de wettelijke verlofdagen en de noodzaak om dit verlof tijdig op te nemen.
• Zorg ervoor dat ook de zieke werknemer deze mailing ontvangt en ga daarnaast met de (langdurig) zieke medewerker in gesprek over vakantie(plannen) en opname van vakantiedagen. Leg dit ook schriftelijk vast, zodat het aantoonbaar is dat aan de informatieplicht is voldaan.
• Voor werknemers met een zeer hoog openstaand verlofsaldo is het ook belangrijk om deze jaarlijks tijdig (zodat er nog ruimte bestaat om het openstaand verlof op te nemen voordat deze vervallen) individueel aan te schrijven en hen te wijzen op de openstaande aanspraak en het verval daarvan.