Grote werkgever: denk aan de rapportage werkgebonden personenmobiliteit
Rapportageplicht
Werkgevers met minimaal 100 werknemers (peildatum 1 juli 2024) zijn verplicht om uiterlijk op 30 juni 2025 bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een rapportage in te dienen over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van hun medewerkers over de tweede helft van 2024. Over de eerste helft van 2024 mag vrijwillig worden gerapporteerd
Deze rapportageplicht is onderdeel van het Besluit CO₂-reductie werkgebonden personenmobiliteit en heeft als doel om de CO₂-uitstoot van werkgerelateerde mobiliteit in kaart te brengen en te verminderen.
Een aantal praktische tips voor werkgevers:
- De rapportage kan online worden ingediend via de website van RVO: https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm.
- Van belang is om tijdig de juiste gegevens te registreren: alle zakelijke en woon-werkkilometers van de werknemers, uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstoftype (inclusief privévoertuigen en fietsen als deze worden vergoed).
- Alleen werknemers met een met een contract voor minimaal 20 uur betaald werk per maand tellen mee. Uitzendkrachten en gedetacheerden vallen hier niet onder.
- Denk aan de AVG-grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens: in de rapportages komen geen namen of andere naar werknemers herleidbare gegevens voor. De rapportage zelf bevat dus geen persoonsgegevens. Bij de totstandkoming van de rapportage ontkomt een onderneming echter niet aan het verzamelen van persoonsgegevens. Die inventarisatie is een verwerking van de persoonsgegevens van medewerkers. Er moet dus een grondslag zijn voor die verwerking en dit moet ook in het verwerkingsregister worden opgenomen. Wij zien de volgende AVG-grondslagen terugkomen in dit kader: (1) wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG), namelijk voor het nakomen van de rapportageplicht van geaggregeerde gegevens aan de overheid, (2) het is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en/of de werkgever heeft een gerechtvaardigd belang.